GoBD: Ordentliche Aufbewahrung von (elektronischen) Belegen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sorgen seit ihrer ersten Veröffentlichung für einige Verwirrung. Seit am 1.1.2017 alle Übergangsregeln ausgelaufen sind, gilt diese Verordnung komplett und die Verwirrung in den Internetforen steigt. Die GoBD regelt nicht – wie in manchen der Foren gemutmaßt wird – dass jede E-Mail manipulationssicher gespeichert werden muss, sondern "nur" dass alle rein elektronischen Belege und steuerrelevante Aufzeichnungen zeitnah und unveränderbar zu speichern sind.

Wer seine Belege und Aufzeichnungen ausschließlich in Papierform erstellt und archiviert braucht sich um die GoBD nicht zu kümmern. Eine elektronische Archivierung aller geschäftlichen Unterlagen wird darin nicht vorgeschrieben.

Auf Seite 19 in Ziffer 85 des Ende 2014 veröffentlichten BMF-Schreiben zur GoBD steht, worum es eigentlich geht: „Die fortlaufende Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt zunächst in Papierform oder in elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (Grundaufzeichnungsfunktion), um die Belegsicherung und die Garantie der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen der zeitlichen Reihenfolge nach und materiell mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden.“ – Nochmal: Eine umfassende elektronische Archivierung aller Geschäftsunterlagen wird nicht vorgeschrieben, wohl aber die ordentliche Erfassung und Ablage aller steuerrelevanten Belege. (Was das Finanzministerium unter Belegen versteht und wie sie zu behandeln sind, erläutert das Schreiben auf Seite 17.)

Der Grundsatz lautet: Elektronische Belege sind elektronisch aufzubewahren und Papierbelege im Original. Sobald elektronische Belege ausgetauscht werden, sind diese auch elektronisch zu archivieren. Excel-Tabellen, Word-Dokumente und die meisten kostenlosen Buchführungsprogramme können die Unveränderbarkeit bzw. das lückenlose Nachvollziehen von Änderungen nicht gewährleisten und sind daher kein Ersatz für eine GoBD-kompatible Software. - Allerdings, um das Thema ein wenig runter zu kochen: Niemand muss sich jetzt einen für Konzernabschlüsse geeigneten Buchhaltungsboliden anschaffen. Wer lediglich eine Software für die Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung sucht, kommt mit einem gängigen GoBD-kompatiblen Programm für 60-80 € klar. Da sie mit der Kopatibilität werben, sind sie nicht schwer zu finden. Und wer eine Steuerberaterin hat, fragt am besten, was sie empfiehlt, damit die eigene Software auch noch kompatibel zu der der Steuerkanzlei ist.

Formal haben wohl jene Recht, die behaupten, dass im Zweifel nur noch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eine absolute Rechtssicherheit bieten. – Vor allem Anbieter von GoBD-kompatibler Software neigen dazu, die Verordnung entsprechend zu interpretieren und zu versuchen den Eindruck zu erwecken, alle mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation erstellten und anschließend gespeicherten Dokumente seien kritisch. Typisch dafür ist beispielsweise der Hinweis: "Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. In diesem Fall muss gewährleistet werden, dass die Rechnung in Papierform in die Buchführung eingeht. Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. (...) Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben." (Quelle: Lexoffice-Site –letzter Abruf des Textes am 7.4.2017) – Es wird sich noch zeigen müssen, ob sich Finanzämter tatsächlich die Mühe einer so spitzfindigen Argumentation machen werden, wie sie im Zweifel die (zusätzliche) elektronische Ablage eines Dokuments bewerten und schließlich welche Rechtsfolgen Finanzgerichte einer tatsächlich internen elektronischen Zusatzkopie eines ordnungsgemäßen Papierdokuments zubilligen werden. Bislang gibt es noch keine Urteile zu der GoBD-Verordung.



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Quelle: www.mediafon.net//ratgeber_haupttext.php3?id=586e46bc209f8&ref=&si=5a064c5188e8f&view=print&lang=1
Druckdatum: 22.11.2017, 15:58:23