Die einfache Buchführung und ihre Aufzeichnung

Um selbst den Überblick zu behalten und beim Ausfüllen des EÜR-Formulars sowie der Steuererklärung und bei Steuerprüfungen die notwendigen Angaben parat zu haben, empfiehlt sich für die Buchhaltung ein Aufwand, der über das ungeordnete Sammeln von Belegen hinausgeht. Selbst dann wenn der Formularkram bei der Steuer von einem Berater erledigt wird, ist es sinnvoll, die eigenen Geschäftsvorgänge in einfacher Form aufzuzeichnen. Das erleichtert nämlich nicht nur die Kontrolle über den eigenen Geschäftsverlauf, sondern jede Vorarbeit senkt die Kosten einer Steuerberatung. Die dabei sinnvollen Aufzeichnungen kann man händisch führen - das erläutern wir gleich, weil es zeigt, worum es im Kern geht -, es bietet sich aber an, den Papierkram zum Geschäft und für die Steuer computergestützt zu erledigen.

Für die Buchhaltung gibt es ein breites Angebot an kommerzieller Software - von einfachen Programmen bis hin zu solchen, mit der auch größere Kapitalgesellschaften arbeiten können. Aber Vorsicht: Letztere Varianten machen die Einnahmenüberschussrechnung oft unnötig kompliziert, weil sie die EÜR aus dem schwer verständlichen System der doppelten Buchführung ableiten. Also schaut euch ruhig mal die Programme an, die Bekannte verwenden um zu klären ob sie verständlich sind - oder auch Erfahrungsberichte in Internet-Foren. Für Solo-Selbstständige reicht jedenfalls eine Software, die die Einnahmenüberschussrechnung beherrscht. Beispielsweise das kostenlose Easy Cash & Tax. Wer allerdings mit rein elektronischen Belegen hantieren will, muss darauf achten, dass die Software auch die Grundsätze zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GOBD) beherrscht und beachtet.

Buchhaltung mit Bordmitteln

Wer sich wegen der sehr überschaubaren Zahl der eigenen jährlichen Buchungen weder in ein Programm noch eine App einarbeiten will, muss das nicht tun, ist aber gut beraten, trotzdem eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben zu schaffen. Für die Einnahmen bietet sich ein einfaches Rechnungsausgangsbuch an. Dazu bastelt man sich per Hand oder Tabellenkalkulation ein Formular mit den Spalten

  • Lieferdatum,
  • Auftraggeber,
  • was habe ich geliefert/geleistet?
  • ggfs. Tag der Veröffentlichung, der Abnahme o.ä.,
  • Rechnungsbetrag,
  • Rechnung vom ...,
  • Rechnungsnummer,
  • Mahnung vom ...,
  • bezahlt am ....

In dieser Tabelle zeichnet man jede Lieferung, jede Rechnung, jede Zahlung auf. So geht nichts verloren – und man hat ständig einen Überblick über eingegangene und ausstehende Honorare und auch über den Geschäftsverlauf.

Ebenso zeichnet man die Betriebsausgaben auf, am besten gleich nach Kostenarten bzw. Kategorien getrennt, die das EÜR-Formular verlangt und sammelt die dazugehörigen Belege. In der Buchhaltungswissenschaft heißt eine solche Liste Wareneingangsbuch.

Sofern die notierten Zahlen am Ende mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto bzw. den gesammelten Barbelegen übereinstimmen, ist auch ein Betriebsprüfer mit einer solchen "Buchhaltung" zufrieden.

Bestimmte Betriebsausgaben will das Finanzamt allerdings genauer dokumentiert haben. So verlangt es bei Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug zeitnahe Angaben über Abfahrts- und Rückkehrzeit, Ziel und Zweck der Reise, bei Bewirtungen Angaben über die bewirteten Personen und den Zweck der Bewirtung. Auch bei Fachliteratur empfehlen sich oft detaillierte Angaben, wozu sie gebraucht wird. - Je früher man solche Aufzeichnungen macht, umso weniger Arbeit machen sie.

Wer nun auch noch einen Überblick über die Geschäftsentwicklung behalten (und die Arbeit an der jährlichen Steuererklärung minimieren) möchte, ergänzt und erweitert das Rechnungs- und Wareneingangsbuch, also die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben, am besten gleich um ein Geschäftstagebuch (Journal). Das braucht erst mal nur fünf Spalten, nämlich

  • Datum,
  • Belegnummer (zum Wiederfinden),
  • erläuternder Text,
  • Geldeingang,
  • Geldausgang,

und verzeichnet alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge – und zwar jeweils am Tag des Geldein- bzw. -ausgangs. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann die in den Ausgaben enthaltene Vorsteuer und die Umsatzsteuer-Einnahmen gleich in gesonderten Spalten aufzeichnen. Wer Einnahmen zu verschiedenen Mehrwertsteuersätzen hat, legt dazu am besten gleich getrennte Spalten an – dann geht die Umsatzsteuervoranmeldung später schneller.

Zieht man in diesem Geschäftstagebuch am Jahresende die Summe der Ausgaben von der Summe der Einnahmen ab, so hat man im Prinzip schon die "Einkünfte aus selbstständiger Arbeit" (Freiberufler) bzw. "Einkünfte aus Gewerbebetrieb", wie sie das Finanzamt für die Einkommensteuererklärung wissen will. Nur bei größeren Anschaffungen müssen noch die Sonderregeln für die "Absetzung für Abnutzung (AfA)" beachtet werden.

Mehr als diese Bordmittel-Buchhaltung braucht es wirklich nicht, so lange das Finanzamt keine "doppelte Buchführung" verlangt. Allerdings: Nimmt die Zahl der Buchungen zu und klettert der Umsatz über die Kleinunternehmergrenze von 17.500 € im Jahr, ist es in der Regel besser, sich doch eine simple Finanzverwaltungssoftware zuzulegen. Eine, die auch die Formulare zur Umsatzsteuer und zur EÜR elektronisch ans Finanzamt übermitteln kann und - wenn vorhanden - mit der des Steuerberaters kompatibel ist.



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Das Geschäft
GoBD: Ordentliche Aufbewahrung von (elektronischen) Belegen
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Quelle: www.mediafon.net//ratgeber_haupttext.php3?id=5a46b485e8c90&ref=&si=5a7e19bbe3ec4&view=print&lang=1
Druckdatum: 18.02.2018, 19:22:53